Millal vajab deeptech-ettevõte kvaliteedijuhi või osalise tööajaga kvaliteedijuhi teenuseid?

Enamiku deeptech-ettevõtete arengus jõutakse punkti, kus kvaliteeti on raske hallata üksnes inseneritöö ja operatiivtegevuse abil.

Tavaliselt kaalutakse sel juhul kvaliteedijuhi või kvaliteediosakonna juhi palkamist.
Kuid alaline töötaja ei pruugi olla esimene ega ainus lahendus. Sõltuvalt ettevõtte arenguetapist ja tegelikest vajadustest võib õige samm olla kvaliteedispetsialisti, täistööajaga kvaliteedijuhi või osalise tööajaga kvaliteedijuhi palkamine.

Töötajate arv ei ole selle otsuse tegemisel kasulik kriteerium. Kolmekümne töötajaga ettevõttel, mis toodab riiklikult reguleeritud turule suunatud riistvara, teeb koostööd kriitilise tähtsusega tarnijatega ja valmistub tootmist laiendama, võivad olla palju keerulisemad kvaliteedinõuded kui palju suuremal ettevõttel, mille toode ja tarneahel on lihtsamad. Kui see kõlab teie puhul tuttavalt, siis ei ole parim algküsimus see, kui palju teil töötajaid on. Küsimus on hoopis: mida on muutunud raskeks kontrollida?

Kvaliteet muutub juhtimisprobleemiks enne, kui sellest saab töötajate arvu probleem

Algusjärgus suudavad kogenud inimesed vaikselt kompenseerida paljusid struktuurilisi puudujääke. Toote projekteerinud insenerid on tihedalt seotud prototüüpide, tarnijate, katsetamise ja probleemide lahendamisega, ning otsused tehakse kiiresti, sest kõik asjaosalised tunnevad toodet ja üksteist.

Mastaabisuse kasv rikub seda korda. Tootmismaht suureneb ja turule tuleb juurde uusi tarnijaid. Tehnilised muudatused laekuvad pidevalt, kuigi tootmine on juba käimas.
Tekivad tootevariandid, klientide nõuded mitmekordistuvad ning vastavustõendid peavad kogu selle aja jooksul kehtima jääma, samal ajal kui tootmis- ja tarnijaprobleemid peavad kajastuma toote- ja protsessiriskides. Otsus, mida varem tegid kaks inseneri, peab nüüd läbima inseneriosakonna, tootmise, hankimise, tarnijate, tootekvaliteedi tagamise ja juhtkonna.

Sellisel juhul ei ole küsimus enam selles, kas ettevõttel on piisavalt kvaliteedialaseid ressursse. Küsimus on selles, kas keegi vastutab selle eest, kuidas kvaliteeditöö organisatsioonis tegelikult toimib.

Kas vajate rohkem kvaliteedivõimekust või kvaliteedijuhtimist?

Tegemist on erinevate probleemidega, mis ei peaks automaatselt viima sama töötaja palkamiseni. Kui mittevastavuste arv kasvab, tuleb tarnijate tegevust pidevalt jälgida või puudub tootmisel kvaliteedialane tugi, võib ettevõttel lihtsalt vaja olla suuremat operatiivset suutlikkust. See ei ole sama, mis vajadus juhi järele.

Ma eristaksin kolme vajadust:

• Kvaliteedivõimsus: kvaliteediga seotud tööd on rohkem, kui on inimesi, kes seda teha saaksid.

• Kvaliteedialane kompetents: organisatsioonil puudub konkreetne pädevus, näiteks tootmise kvaliteet, tarnijate kvaliteet, FMEA, tootekvaliteedi tagamine või nõuetele vastavus.

• Kvaliteedijuhtimine: keegi peab tagama kvaliteedi sidumise strateegia, funktsioonide, riskide ja juhtimisotsustega.

Ettevõttes võib töötada mitu suurepärast kvaliteediinseneri, kuid sellest hoolimata võib juhtimises esineda puudujääke. Samamoodi on kogenud kvaliteedijuhi palkamine, kes veedab suurema osa nädalast kontrollide, dokumentatsiooni ja mittevastavusaruannete haldamisega, kulukas viis võimsusprobleemi lahendamiseks. Selgitage välja, milline probleem teil tegelikult on, enne kui loote selle lahendamiseks ametikoha.

Mida peaks kvaliteedijuht tegelikult tegema?

Selle rolli mõistmiseks on kõige selgem vaadata, mida see ei tee. Kvaliteedijuht vastutab kvaliteedikultuuri, kvaliteedisüsteemi ja kvaliteedistrateegia eest ning juhib neid, kuid ei vastuta tulemuste eest üksi. Rakendamine jaguneb nende funktsioonide vahel, mis tegelikult kvaliteeti loovad: inseneriosakond vastutab oma projekteerimisotsuste kvaliteedi eest, tootmine – protsessi võimekuse ja kontrolli eest ning hanked ja tarnijate haldus – tarnijate tulemuslikkuse eest.

Kvaliteedijuht loob raamistiku, nõuded, koordineerimise ja järelevalve, mis ühendavad need vastutusalad kogu organisatsioonis.

Eesmärk ei ole suunata iga kvaliteediga seotud otsust kvaliteediosakonna kaudu. Eesmärk on tagada, et organisatsioon suudaks neid otsuseid usaldusväärselt langetada, kasutades selleks asjakohaseid kontrollimehhanisme, tõendeid ja eskalatsiooniprotseduure. See on ka põhjus, miks kvaliteediosakonna lihtne laiendamine ettevõtte kasvades on harva õige lahendus. Minu tööpõhimõte on laiendada kvaliteedisüsteemi, mitte ainult osakonna tegevust.

Kvaliteedijuht või osalise tööajaga kvaliteedijuht?

Kui on selge, et vaja on kvaliteedijuhtimise kõrgetasemelist juhtimist, tekib teine küsimus: kas see peab olema alaline ametikoht?

Täistööajaga kvaliteedijuhi ametikoht on mõttekas siis, kui selleks on piisavalt pidevaid kõrgetasemelisi ülesandeid: märkimisväärse kvaliteediorganisatsiooni juhtimine, pidev suhtlemine tootmise ja klientidega, keerukad regulatiivsed või lepingulised kohustused ning sagedased kvaliteediga seotud otsused juhtkonna tasandil.

Kuid sageli on olemas vahepealne etapp. Ettevõttel on vaja piisavalt kogenud spetsialisti, kes suudaks välja töötada kvaliteedijuhtimise mudeli, kehtestada juhtimisstruktuuri, integreerida toote-, tootmis-, tarnija- ja nõuetele vastavuse alased tegevused, valmistuda tegevuse laiendamiseks või sertifitseerimiseks ning arendada sisemist suutlikkust, ilma et tal oleks veel täistööajaga tippjuhi töökoormust. Just siin on oma koht osalise tööajaga kvaliteedijuhil.

Siinkohal on oluline eristada, et osalise tööajaga kvaliteedijuht ei ole osaajaline kvaliteedijuht. Kui tegemist on 30 tunniga nädalas, mis kulub kontrollimisele, NCR-dokumentide haldamisele ja tarnijate järelkontrollile, on tegemist operatiivse võimsuse probleemiga ning osaajaline juhtkond ei ole selle lahendamiseks sobiv vahend. Osalise tööajaga juhtimine sobib juhul, kui ettevõte vajab kõrgetasemelist otsustusvõimet, süsteemi arhitektuuri ja funktsioonidevahelist juhtimist, kuid juhtkonna tasemel kvaliteeditöö maht ei õigusta veel alalise ametikoha loomist.

Alusta küsimusest, mitte pealkirjast

Enne kvaliteedijuhi ametikoha väljakuulutamist küsiksin ma kahte asja. Esiteks: mida me praegu kontrollida ei suuda, kuna kellelgi pole vastutust, volitusi ega kogemusi, et seda kogu organisatsioonis kooskõlastada? See näitab, kas puudujääk on üldse seotud juhtimisega. Teiseks: kas ettevõte vajab seda juhtivat rolli alaliselt või on seda vaja vaid selleks, et läbida konkreetne laienemise ja sertifitseerimise etapp, mille raames luuakse püsiv süsteem ja juhtimiskorraldus?

Vastused viitavad erinevatele töötajatele ja mõlemad võivad olla õiged. Harva toimib see, kui alustada ametinimetusest. Seega ei peaks otsus algama küsimusega „kas meil on vaja kvaliteedijuhti?”. See peaks algama küsimusega „millist kvaliteedijuhtimist ettevõte praeguses etapis vajab?”. Kui see küsimus on õigesti sõnastatud, tuleneb ametikoha kuju sellest, mitte vastupidi.

Quality Agency pakub deeptech- ja tootmisettevõtetele kvaliteedijuhi osalise tööajaga teenust: kvaliteedi tegevusmudeli, juhtimise ja kontrollimehhanismide väljatöötamine ning toote-, tootmis-, tarnija- ja nõuetele vastavuse kvaliteedi ühendamine skaalimise ja sertifitseerimise kaudu. Kui esmalt on vaja lihtsalt välja selgitada, kas puudujääk on seotud võimsuse, asjatundlikkuse või juhtimisega, siis algabki kõik just sellest diagnoosist.